A agenda do político II: regras básicas
É importante determinar previamente a quantidade de tempo realísticamente disponível para a programação
9. Elabore um calendário para toda a campanhaNo início haverá muitos espaços em branco, que, com o andamento da campanha serão preenchidos e então parecerá que faltam espaços para atividades. Somente com a visão de conjunto que o calendário geral enseja é possível avaliar adequadamente se o tempo do candidato está sendo gasto de maneira produtiva ou não. Deste calendário geral se extraem os calendários mensais, semanais, e os diários.
O político deve ter um calendário geral, que vai incluir a programação de eventos e atividades
O calendário geral vai incluir as datas legalmente estipuladas para o desenvolvimento da campanha, datas de eventos importantes (feiras, festas municipais, feriados cívicos) a programação estrategicamente planejada, assim como os eventos e atividades para os quais o candidato foi convidado e que foram incluídas na agenda.
10. Determine previamente a quantidade de tempo realísticamente disponível para a programaçãoConte os dias de agora até o dia da eleição e multiplique-os por três (manhã/tarde/noite). Subtraia deste valor o tempo que o candidato precisa usar para suas necessidades pessoais. Neste ponto é fundamental fazer uma estimativa muito realista. Todo o tempo que precisar ser usado para atividades pessoais deve ser computado.
Se o candidato tem um trabalho do qual não pode se afastar por algumas horas, seu tempo de sono, o tempo que vai passar com sua família, uma viagem que terá que fazer etc, tudo deve ser contabilizado para ser subtraído do tempo total. Subtraia também do tempo total o tempo estimado para ser gasto em reuniões, gravações, sessões de fotografias. O tempo remanescente é o tempo que o agendador terá para programar as atividades de contato direto do candidato com o eleitor.
11. Leve em conta as características pessoais do candidatoOs candidatos são pessoas e pessoas são diferentes entre si. Há candidatos que preferem dormir tarde a acordar cedo, há outros cuja preferência é o oposto desta, há ainda os que por razões médicas necessitam determinados espaços de repouso durante o dia, outros ainda têm regimes dietéticos e horários de refeições rigidamente definidos. O fato é que se no item anterior deu-se atenção ao lado quantitativo do tempo, neste importa conhecer o lado qualitativo deste tempo. Ambos contém informações realistas para otimizar o uso do tempo do candidato, e devem ser usados conjuntamente no planejamento da agenda.
12. Desenvolva um planejamento logístico para cada eventoCada evento exige um planejamento detalhado previamente executado, que leve em conta tempo e forma de deslocamento, tempo de permanência no evento, material informativo sobre a cidade/bairro, local, público, promotores, questões sensíveis cuja menção deva ser evitada, questões sobre as quais há expectativa que o candidato fale, roupas que devem ser levadas, material publicitário para ser distribuído, mecanismo para receber solicitações e convites, etc. Não se esqueça que tudo que tiver que ser resolvido de forma improvisada, na hora em que acontece, tende a tomar mais tempo e pode causar situações embaraçosas.
13. Use um destacamento avançadoÉ sempre vantajoso ter uma equipe que faça o roteiro do candidato imediatamente antes de ele se deslocar, para avaliar se as condições previstas estão sendo providenciadas ou não. E, no caso de não estar sendo providenciadas, poder corrigir em tempo as falhas. Esta equipe está sempre em deslocamento, um ou dois dias à frente do candidato e seu staff, com o qual mantém comunicação constante.
É preciso ter sempre um plano de contingência, para aquelas situações em que a programação falhou
De sua parte, o agendador deverá sempre ter um plano de contingência, para aquelas situações em que a programação falhou. Por exemplo, uma programação prevista para acontecer na rua, como poderá ser salva, em caso de chuva. Ou, se um evento previsto para durar 2 horas foi à última hora cancelado, ou exigirá na realidade apenas 15 minutos, que fazer para utilizar aquele tempo que inesperadamente sobrou.
14. Não esqueça da comunicação de agradecimentoTodos os eventos aos quais o candidato comparece foram realizados por pessoas que gastaram seu tempo para organizá-los, envolveram seu nome ao convidar outros, ficaram conhecidos como apoiadores do candidato. Estas pessoas devem receber uma comunicação de agradecimento (por telefone ou por carta) do candidato. Com a telefonia celular este procedimento tornou-se mais simplificado, pois o candidato pode fazê-lo do carro, quando está se deslocando em viagens, por email, ou mesmo por uma carta pessoal.
15. Compromisso assumido tem que ser cumpridoSe o evento foi confirmado para os "locais" ele deve ser cumprido à risca. O agendador por isso deve ser muito cauteloso ao confirmar a presença do candidato a um evento. Se não tiver certeza, não se comprometa, dê as razões para a não confirmação, peça um prazo para confirmar, se for impossível, seja sincero e diga que será muito difícil, mas que o candidato fará todo o possível para estar lá.
Quando confirmar a presença torna-se ponto de honra. Havendo uma razão muito forte que inviabilize a presença, tente negociar outra data, ou então explique os motivos da impossibilidade e faça o candidato falar com os responsáveis, reforçando as explicações e agradecendo o empenho e colaboração.
Adotando procedimentos como estes, você vai otimizar o recurso mais valioso da campanha: o tempo do candidato. Francisco Ferraz
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